يضطر معظم الأشخاص إلى كتابة الشكاوي عند التعرُّض لبعض المواقف في حياتهم، ومن أبرز الأسباب التي تدفعنا إلى كتابة الشكاوي هي عدم رضانا عن مستوى المنتج أو الخدمة التي تقدمها الشركات، لذلك عادةً ما يتم حل هذه المشكلة عن طريق إرسال خطاب يُعَبِّر عن الشكوى ولكن بأسلوب مهذب مما يحقق المنفعة والفائدة للطرفين. ولا يتطلب خطاب الشكوى أي تعقيد أو تهديد، كل ما في الأمر هو الحرص على توضيح الحقائق وطلب حل المشكلة بأسلوب مهذب.
تحذيرات
إن إرسال خطاب يحتوي على لغة التهديد والتلميح باللجوء إلى العنف الجسدي وتدمير الممتلكات أو الاعتداء على الصحة أو السلامة الجسدية يُعَد تصرفًا غير قانوني. ومن الممكن أن يُفَسَّر هذا التهديد بصفته تحرشًا لفظيًا وسببًا وجيهًا للاختصام القضائي واتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة ضد مقدم الشكوى. مما يعرضك إلى عقوبات قانونية تتراوح ما بين الغرامات أو الحبس في السجن. لذلك تحلَّى بالصبر والحِلم واستبعد أي لغة تهديد من خطابك، ولا تفكر أبدًا في كتابة مثل هذه التهديدات.
نقاط مفيدة
- إن تقديم شكواك يدًا بيد سيكون له تأثير أقوى من إرسالها إلى الشركة عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو من خلال تعليق على موقعها الإلكتروني. لأن معظم الشركات تتعامل مع الشكاوي المكتوبة بطريقة رسمية بأولوية أعلى.
- لا تكن وقحًا؛ لأن كل ما تريده هو تعويض أو إقرار إرضائي، لذلك فإن الإساءة للمرسل إليه لن يحقق هدفك الذي ترمي إليه. إذا أردت أن تستخدم لغة أقوى، تَجَنَّب التعبيرات السلبية واعتمد على الكلمات ذات الدلالات المباشرة والوصفية. ربما تكون غاضبًا أو ثائرًا، ولكن تذكر أن الكلمات القوية خير من الشعور بخيبة الأمل.
- لا تبادر بإرسال خطابات الشهادة، في الواقع، إذا كنت تعتقد أن الأمر سوف ينتهي في قاعات المحاكم، فعليك أن تعلم أن الأمر معقد ومكلف للغاية، لأنك ملزم بإعداد الشهود وبياناتهم. لذلك من الأفضل السعي إلى حل المشكلة باتفاق غير رسمي أو على أكثر تقدير يتم البت في الأمر عن طريق التحكيم.
- احتفظ بجميع نسخ الخطابات التي أرسلتها وتواريخها.
- إذا كنت تكتب شكوى بخصوص شخص ما، حاول أن تجعل خطابك مقتصرًا على أوجه القصور الصادرة من هذا الشخص تحديدًا ولا تتهم الشركة كلها بالتقصير والإهمال. أما إذا كنت تكتب شكوى بخصوص سياسة الشركة، فلا تقم بإهانة أو انتقاد الشخص المرسل إليه أو الملزمين بتنفيذ هذه السياسة أو السياسة نفسها، ويُفَضَّل الاكتفاء فقط بتوضيح المشكلة والطريقة المقترحة لحلها.
- توجد مواقع إلكترونية خاصة بالمستهلكين والتي يمكنهم من خلالها التعبير عن شكواهم ومعرفة ما إذا كان هناك مستهلكون آخرون يعانون من نفس المشكلة من ذات الشركة.
للمزيد ومعرفة طريقة كتابة الشكوى أنقر هنا
